ถอดรหัสภาวะข้อมูลล้น ปลดล็อกปัญหาการทำงานในองค์กร
ท่ามกลางข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้นอย่างมหาศาลทุกวินาทีในยุคดิจิทัล จนทำให้เกิดปรากฏการณ์ที่เรียกว่า ‘ภาวะข้อมูลล้นเกิน (Information Overload)’ นั้น นอกจากจะส่งผลกระทบต่อชีวิตของผู้คนแล้ว ยังส่งผลต่อเนื่องต่อการทำงานในองค์กรต่างๆ อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ด้วย
โดยพบว่า ปัจจุบันพนักงานในหลายองค์กรต้องเผชิญหน้ากับการทำงานด้วยข้อมูลที่ซ้ำซ้อนและมากเกินไป ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลจากอินเทอร์เน็ต โซเชียลมีเดีย ข้อความจากแฟ๊กซ์ อีเมล รายงานจากการประชุมนับครั้งไม่ถ้วน หรือข่าวสารทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร ยกตัวอย่างเช่น รายงานของ Gartner อ้างอิงจากบทความ Reducing Information Overload in Your Organization ใน Harvard Business Review ซึ่งทำการสำรวจพนักงานและผู้จัดการองค์กรหนึ่งเกือบ 1,000 คน แล้วปรากฏว่ามีพนักงาน 27% และผู้จัดการ 38% กล่าวว่าได้รับข้อมูลในองค์กรของตนมากเกินไป โดยแบ่งเป็นข้อมูลซ้ำซ้อน 57%, ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องใดๆ กับองค์กร 47% และข้อมูลไม่สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร 33% ขณะที่มีเพียง 13% เท่านั้น ที่ระบุว่าได้รับข้อมูลน้อยลง (เปรียบเทียบระหว่างปี ค.ศ. 2021 กับ 2022)
สำหรับประเทศไทย แม้จะไม่มีการสำรวจในประเด็นนี้โดยตรง แต่จากสถิติภาวะหมดไฟในการทำงาน ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับภาระงานที่หนักอึ้งและได้รับข้อมูลมากเกินไป พบว่ามีตัวเลขสูงอย่างน่ากังวลเช่นกัน
ดังนั้น เราจะมาถอดรหัสของภาวะข้อมูลล้น เพื่อปลดล็อกปัญหาการทำงานในองค์กรให้คลี่คลายไปในทางที่ดีขึ้นกัน
ภาวะข้อมูลล้นสร้างปัญหาในองค์กรอย่างไร
- การตัดสินใจที่ล่าช้าและไม่แม่นยำ เมื่อมีข้อมูลมากเกินไป พนักงานอาจประสบปัญหาในการวิเคราะห์และสรุปข้อมูล ส่งผลให้การตัดสินใจงานล่าช้าหรือผิดพลาดได้ง่าย
- ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง เนื่องจากการรับข้อมูลจำนวนมาก ทำให้ต้องใช้เวลามากขึ้นในการกลั่นกรอง ข้อมูล และเลือกใช้ข้อมูลให้ตรงกับความต้องการ การทำงานจึงช้าลงและประสิทธิภาพลดลงด้วย
- การสื่อสารไม่ชัดเจน ด้วยการรับข้อมูลจำนวนมากเกินขีดจำกัด อาจทำให้พนักงานเกิดความสับสน และนำไปสู่การสื่อสารที่ไม่ชัดเจน สร้างความเข้าใจคนละแบบ จนส่งผลต่อการทำงานที่ผิดพลาด
- ความเครียดและความเหนื่อยล้า การต้องประมวลผลข้อมูลจำนวนมากๆ อย่างต่อเนื่อง มักทำให้พนักงานรู้สึกเครียดและเหนื่อยล้า บางคนอาจถึงขั้นเบื่อหน่าย สูญเสียความกระตือรือร้น และหมดไฟทำงานเลยทีเดียว ซึ่งจะส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานอย่างมาก เช่น ทำงานแย่ลง ผลงานถดถอย
ปลดล็อกปัญหาการทำงานในองค์กรจากภาวะข้อมูลล้น
จากภาวะข้อมูลล้น องค์กรจึงควรหาแนวทางเพื่อปลดล็อกปัญหาในการทำงานให้กับพนักงานหรือบุคลากรของตนอย่างเร่งด่วน เช่น
